Die Einrichtung erstellt für das jeweilige Hilfeplangespräch nach § 36 KJHG einen schriftlichen Bericht über die Entwicklung des letzten halben Jahres des Kindes/Jugendlichen. Zum vereinbarten Termin werden halbjährlich, bei Bedarf auch öfter, in Absprache mit dem zuständigen Jugendamt die sorgeberechtigten Eltern in die Einrichtung eingeladen. Zusätzlich, wenn es hilfreich erscheint, werden auch andere Fachkräfte (Lehrer, Arzt, Familienhelfer, Psychologe) eingeladen, die mit dem Kind/Jugendlichen zu tun haben. Auch das betreffende Kind/Jugendlicher mit seinem Bezugserzieher nehmen daran teil. Von den verschiedenen Seiten werden alle Aspekte, die das Kind betreffen, zusammengetragen. Bisherige erzieherische Hilfen und Maßnahmen sollen bewertet, neue pädagogische Notwendigkeiten und Ziele formuliert und dann daraus die weitere Lebensperspektive festgelegt werden.
Die Kinder/Jugendlichen werden, je nach Alter, schon vorher in die Erziehungsplanung, die vierteljährlich erstellt wird, miteinbezogen. Die Ziele die festgelegt werden, müssen auch deren Ziele sein.
Steht ein Hilfeplan an, werden die Kinder/Jugendlichen über den Ablauf informiert und ermuntert, sich selbst zu vertreten, über ihre Situation offen zu reden, Wünsche und Anliegen ggf. auch aufzuschreiben, um diese in der Aufregung nicht zu vergessen.
Die Kinder und Jugendlichen verbringen im Durchschnitt 2 bis 3 Jahre bei uns. Das vorrangige Ziel ist es, sie nach dieser Zeit wieder in die Familien zurück zu führen. Es kann aber auch sein, dass es für beide Parteien die bessere Lösung ist, den Jugendlichen zur Verselbständigung zu verhelfen. Doch auch hier ist Familienarbeit unerlässlich, allerdings mit einem anderen Inhalt.